Fuar ve kongre organizasyonlarında ulaşım, program kadar önemlidir. Otelden salona 20 dakika geç varan bir grup, açılış oturumunu kaçırır. İyi bir plan üç veriye dayanır.
Kaç kişi, hangi otellerde kalıyor? Katılımcılar üç farklı otele dağıldıysa tek araçla toplama yapmak yerine otel bazlı sefer kurmak daha hızlı sonuç verir.
Açılış, öğle arası ve kapanış saatleri talebin zirve yaptığı anlardır. Bu saatlerde araç sayısını artırmak, gün ortasında ise tek araçla idare etmek maliyeti dengeler.
Büyük fuar alanlarında araç indirme noktası ile salon girişi arasında yürüme mesafesi olabilir. Doğru kapıyı önceden belirlemek, her seferde 5–10 dakika kazandırır.
Organizasyon boyunca tek koordinatörle görüşmek, gün içinde çıkan değişiklikleri hızla çözer. Bizde bu böyle yürür: kaç araç kullanılırsa kullanılsın tek kişiyle konuşur, ay sonunda tek fatura alırsınız.
